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老板必看:企业疫情应对“一页纸指南” 安全开工、恢复现金流、稳步迈向正常经营!

R金融网 理财资讯 2020-02-10 08:12:58 30
原标题:老板必看:企业疫情应对“一页纸指南” 安全开工、恢复现金流、稳步迈向正常经营!

【老板必看:企业疫情应对“一页纸指南” 安全开工、恢复现金流、稳步迈向正常经营!】各位领导人,这是应中山大学企业家学员期望开发的一页纸指南,我们的目标是: 面向未来3个月,实现组织能力从纯线下向线上线下转型。 首先要成立公司层面的疫期危机应对委员会,我们要认识到在疫情期间,复工和经营面临特殊的制约,既要防疫情,又要跟过去一样接单生产和交付。 下面的建议,都是基于这一前提。(中外管理)

各位领导人,这是应中山大学企业家学员期望开发的一页纸指南,我们的目标是:

面向未来3个月,实现组织能力从纯线下向【线上+线下】转型。

首先要成立公司层面的疫期危机应对委员会,我们要认识到在疫情期间,复工和经营面临特殊的制约,既要防疫情,又要跟过去一样接单、生产和交付。下面的建议,都是基于这一前提。

疫期开工、恢复业务,企业应该从四大阶段来进行:安全复工、疫期安排、恢复业务和正常经营,一共20个内容。

特别说明一下:上述20个内容,企业可以根据自身情况确定合理的顺序。

另外,从公司领导人、高层干部、中层干部、基层干部和一线员工五大层次参与到计划和落实中来。

1

成立公司层面的疫期危机应对委员会

组建有决策能力、能调动资源的高级别应对组织,包括决策组、快速行动小组(“敢死队”)、沟通保障小组和后勤保障小组。

建立正式的信息沟通渠道(包括线上的和线下的),使内部和外部信息快速畅通,消除员工的不安,确保有效的动态决策。

对全体员工进行紧急动员,普及疫情知识,让员工理解防治的重要性,给员工信心和力量,确保所有员工如实汇报自己的身体状况和行踪,做到不隐瞒、不漏报,让全体员工认识到现在是危机应对时期,进入作战状态,瞬时响应公司指令。

这一步的目标是:及时决策,有力应对。

2

第一阶段——安全复工

这一阶段的总目标是:确保员工安全,防止二次发生。

1、确保安全开业

遵循专业规范和政府要求,经过确认的“安全员工”回公司上班,因为是人员聚集,一定要做足功夫,提早准备、规范出勤,安全地重回公司空间。

为了杜绝无症状感染者和疑似病例回公司,外地员工回到公司所在城市后,要居家隔离7~14天才算得上是“安全员工”。

这一步的目标是:杜绝“不安全员工”回公司,防止二次传染发生。

2、安全办公管理

遵照政府复工的条件,做好周全方案和充足准备,确保上班途中、在公司办公、外勤(外部流动作业)、下班途中和班后留守公司等全过程的安全管理,防止二次传染发生。

强调一下:各地政府对疫期期间企业复工有要求和标准,很多地方要求企业要获得政府批准之后才能复工。

这一步的目标是:确保上班安全,防止二次传染发生。

3、内部隔离准备

开辟公司内部专区,以备不时之需,做到一旦需要,能够有效隔离疑似病例和密切接触者。不具备条件的时候要打通外部渠道,编制送外隔离预案。

打通外部渠道,一旦需要,能够获取外部的专业支持,快速识别疑似病例和密切接触者。

这一步的目标是:建立专业的隔离能力。

4、送外隔离预案

编制预案,做到一旦需要,可以安全、高效地将密切接触者进行社会化隔离,将疑似病例安全地送到社会机构进行确诊。

这一步的目标是:建立安全的送外隔离能力。

5、疫情实战演练

根据内部隔离准备和送外隔离预案,考虑到各种情形,进行实战化演练,一是强化大家的疫期危机意识,二是建立专业化的安全处置能力,三是出现疑似病例时员工能敏锐响应、安全隔离。

这一步的目标是:建立组织化的疫情应对能力。

3

第二阶段——疫期安排

开工之后并不能立即投入生产运营,而是做前期准备。这个期间,要安排好员工工作。

这一阶段的总目标是:让员工安心,恢复组织运转,准备恢复业务。

1、疫期作战动员

前面提到要对全体员工进行紧急动员,这是让大家知道现在是疫情时期。

现在要再次动员,主要内容是:全体要进入疫期作战状态,疫情期间的安全要求、工作安排、沟通渠道、后勤保障、变化点管理和紧急事态如何对应等等。

这一步的目标是:让员工上班安心,保持警惕。

2、线上办公

紧急完善公司的线上系统,包括线上办公、线上服务和线上活动,组织全员安装、调适和优化,实战培训,快速进入全球线上办公状态。

根据不同的工作场景,选择合适的线上办公软件,包括OA、QQ、微信、钉钉和腾讯会议等。

疫情期间,建议每天在线上开早会。

这一步的目标是:开始线上工作,减少线下聚集。

3、线上客户服务

全体动员、集思广益,紧急构建公司的线上客户服务体系并立即启动,通过做的过程,获得客户的配合,逐步熟练化、效率化。

这一步的目标是:建立线上客户服务能力。

4、实施线上培训

疫情期间,就算是在公司办公的员工,也尽量减少人员聚集,不论有没有恢复业务,建议每天做一次小的线上培训,可以是内部讲师的培训,也可以是外部讲师;可以是线上直播,也可回听既有线上课程。

建议企业使用腾讯会议APP,或者在千聊等平台开设企业直播间,也可以使用微信群直播、录播。

企业要快速建立内部讲师的线上授课能力。

这一步的目标是:建立线上培训能力,线上培训常态化。

5、准备业务恢复

根据订单情况,着手准备恢复业务的相关工作,确认订单计划,从5M1E五大维度进行全面盘点,5M1E也就是人、机、料、法、环、测,发现不足的资源立即对应,并根据实际情况预估产能(开工率)。

这个时候要现场现物,领导人要发挥统率力,高层干部身先士卒,中基层干部带领一线员工都动起来,全面准备,做到无死角。

准备恢复业务的时候,不能只考虑公司内部,还要考虑到相关方,包括供应商、物流、动力供应、后勤保障和社区、政府等等。

毕竟是疫情时期,会有很多条件制约,提早预想、预演,一件一件落实。

这一步的目标是:创造恢复生产和交付的条件。

4

第三阶段——恢复业务

这一阶段的总目标是:打通供应,恢复业务、恢复正向现金流。

1、业务重启计划

恢复业务的目标是恢复对客户的交付、保证公司有现金流入,只有这样才能实现正向现金流。

编制业务重启计划,第一阶段要实现从0到1,也就是生产运营能够正常搞起来,实现一定量的交付,这个时候生产能力是低于正常产能的( 100%)。

第二阶段就是交付能力逐步提升到正常水平(100%),也就是从1到10。

以这个为目标,编制业务重启计划,以大营销和大生产为中心,信息部门、人力资源、后勤保障部门、财务部门和技术部门全面支持,保障持续的生产和交付。

这一步的目标是:输出可行的业务重启计划。

2、客户对接

领导人要跟客户的高层对接,营销负责人要和对口高管对接,全面开启客户端的工作窗口。

跟客户建立非常时期的工作机制,通过线上工作,跟客户确认复工情况、生产计划,有没有实际困难,需要我们提供什么帮助;接下来落实客户给我们的首批订单,和之后的接单机制,知道眼前要生产什么、后续要生产什么。

总之,就是要打通业务的前端,持续获得订单。

这一步的目标是:恢复接单渠道,确定第一周订单。

3、供应商对接

领导人要跟供应商的高层对接,采购负责人要和对口高管对接,全面开启供应端的工作窗口。

跟供应商建立非常时期的工作机制,通过线上工作,跟供应商确认复工情况、供应能力,有没有实际困难,需要我们提供什么帮助;接下来落实我们对供应商的首批采购订单,和之后的下单机制,知道眼前要生产什么、后续要生产什么。

总之,就是要打通供应链的前端,持续获得物料供应。

这一步的目标是:恢复供应渠道,确定第一周采购订单。

4、业务安全重启

全面确认出货计划和生产条件(5M1E,人、机、料、法、环、测),统一指挥、统一调度,确认安全和一切就绪,下令开启生产,执行第一个订单。

这一步的目标是:第一批出货,恢复交付能力。

5、进料出货管理

重启业务之后,物流环节要跟踪进料和出货,因为涉及到外部人员,要有确保员工安全的防疫措施,还要管理好外部人员。

这一步的目标是:安全、顺畅地进料和出货。

5

第四阶段——正常经营

首单出货之后,业务逐步恢复,这个时候还不可大意,非常时期,系统还是脆弱的,稍有不慎或者意外就容易造成生产中断,因此,对安全、生产和供应的稳定性仍须保持警惕,要持续跟进和管理。

这一阶段的总目标是:把实际交付稳步提高,进入正常经营状态。

1、业务保障计划

要保障业务持续进行,从整个供应链的角度,从全面生产要素(5M1E)、后勤保障和异常应对等方面周全考虑,用5W3H将行动计划具体化。

5W3H就是When、Where、What、Who、Why、How、How many、How much。

这个计划,一定要考虑到疫情时期的特殊性。

市场的前端是客户,供应链的前端是供应商,中间是企业自己,还有周边的园区、社区和政府部门,要全面打通来考虑。

这一步的目标是:输出书面化、电子化的业务保障计划。

2、客户拓展

正常经营的前提条件,是有持续的订单。所以,首先要挖掘存量客户的需求,获取更多的订单;还要同步进行新客户的开发,获取新的订单。

停止开发新客户,就意味着企业开始衰退,要激发全员营销,在营销团队带领下、以客户为中心,向服务型组织转变。

这一步的目标是:持续获取订单,创造持续的现金流。

3、安定化保障

有持续的订单,还要有持续的生产交付。

为了持续生产,要保障五大安定化:现场安定化、人员安定化、设备安定化、供应安定化和质量安定化。

通过精益生产,用最快的速度、最低的成本实现准时制交货:在客户所需要的时间、所需要的地点,提供客户所需要的产品和所需要的数量,不要多也不要少、不要早也不要迟。

这一步的目标是:安定化生产,持续稳定地向客户交付。

4、变化点对应

实施标准化作业的同时,要加强对变化点的管理,避免生产交付中断。

变化点就是异常状态、不良趋势和重大事故等,比如人员异常、设备故障、用错物料、工艺条件不适合、安全隐患、检测系统出错等等。

干部员工要时刻保持敏锐度,从5M1E(人、机、料、法、环、测)的角度,及时发现变化点,有效地对应,及时消除变化点可能产生的负面损失。

这一步的目标是:及时对应变化点,消除不稳定因素。

5、紧急事态对应

疫情时期,时刻警惕出现病例或疑似病例、重大安全事故、重大质量事故和周边重大事件等紧急事态,一旦发生,立即启动预案,确保安全、减少损失,尽快恢复正常。

这一步的目标是:瞬时对应紧急事态,确保安全。

6

提示:各部门还要做好内部安排

在参与公司层面的复工计划的同时,营销、研发、生产、人力资源、行政后勤、财务和信息系统(IT)等各大职能,还要做好部门层面的工作安排。

大家可以按照下述结构进行思考,结合到疫情时期的特殊情况,我把顺序微调了一下。

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